Communicatie
De franchiseraad is een van de belangrijkste organen van een franchiseketen, omdat in de franchiseraad de communicatie tussen franchisegever, franchisemanagers en franchisenemersvereniging en franchisenemers gestalte krijgt.
Om het belang van de franchiseraad te onderstrepen is in franchiseovereenkomsten vaak een speciale afdeling gewijd aan de franchiseraad. Uitgangspunt hiervoor is de veronderstelling dat als de communicatie tussen franchisegever en franchisenemer(s) is verstoord, het vertrouwen in elkaar zal worden ondermijnd, en dat daardoor de basis voor de samenwerking dreigt te vervallen. Goede communicatie bevordert de samenwerking en de onderlinge verstandhouding.
Inspraak van franchisenemers op het beleid van de franchiseketen is nuttig, omdat de franchisenemer degene is die het franchisesysteem in de praktijk tot uitvoering brengt en direct contakt met eindgebruikers heeft. Bovendien ervaart hij binnen zijn gebied als eerste de concurrentie(kracht). Deze kennis mag niet verwaarloosd worden. Indien franchisenemers zich organiseren in franchiseraden, ontstaat een gestructureerd instrument ter stimulering van kennisoverdracht. Dat franchiseraden succesvol zijn, blijkt uit de toename van het aantal.
In de oude Europese Erecode Franchising is het belang van informatieoverdracht geaccentueerd. Volgens de erecode staat de franchisegever open voor wensen en verzoeken van franchisenemers en moet hij, met het doel de onderlinge verstandhouding te verbeteren en het wederzijds belang te onderstrepen, het uitwisselen van ideeën en het gezamenlijk bespreken van belangrijke problemen bevorderen. Beide partijen dienen de algemene strategie van de groep in commerciële en administratieve aangelegenheden gewetensvol na te leven, zowel intern als ten overstaan van het publiek. In de Gewijzigde Eerecode is deze formulering veranderd. Volgens art. 2.4 zijn partijen bij een franchise-overeenkomst voortdurend verplicht billijk met elkaar om te gaan. Klachten, grieven en geschillen worden opgelost middels oprechte, redelijke, rechtstreekse communicatie en onderhandelingen.
Statuten en huishoudelijk reglementen
In franchiseovereenkomsten is vaak een bepalingen opgenomen waarin staat dat franchisegever en franchisenemers een franchisevereniging hebben opgericht. Voor een goed functioneren van franchiseraden zijn statuten en een huishoudelijk reglement noodzakelijk en aan de franchiseovereenkomst, of in het handboek, zijn daarvan afschriften gehecht die er integrerend deel van uitmaken van de franchiseovereenkomst en als daar herhaald en geïnsereerd worden geacht.
Door deze algemene clausule vormen statuten en reglementen van franchiseraden een onlosmakelijk geheel met de franchiseovereenkomst, waardoor het tevens mogelijk is in een later stadium reglementen te wijzigen zonder telkens alle contracten met franchisenemers opnieuw aan te passen.
Indien we het juridische karakter van de franchiseraad nader bezien, valt onmiddellijk op dat de raad een verzameling van onafhankelijke franchisenemers is die samen met de franchisegever de hierna genoemde doelen wensen te realiseren. Het juridische karakter van een franchiseraad is een rechtspersoonlijkheid bezittende "vereniging" die zich richt op behartiging van stoffelijke of ideële belangen van de leden.
Functie van de franchiseraad
De franchiseraad dient niet uitsluitend als inspraakorgaan; hij speelt ook een belangrijke rol bij de uiteindelijke bepaling van alle aangelegenheden betreffende de exploitatie van het franchisesysteem, zoals het door de franchisegever te voeren beleid, en tevens bij beslechting van tussen partijen gerezen geschillen.
De franchiseraad zal invloed moeten kunnen uitoefenen op het beleid van de franchisegever en mag uiteraard niet worden gebruikt als zoethoudertje. De franchiseraad heeft een functie waarmee men een doel beoogt te bereiken, vergelijkbaar met bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering of een aandeelhoudersvergadering.
Franchiseketens vertonen geen eenduidig beeld over de invloed van de franchiseraad; per onderneming wisselen bevoegdheden in graduatie. De volgende onderscheidingen zijn te maken:
1. De adviesraad heeft uitsluitend een adviserende functie en verstrekt adviezen over verschillende zaken die van belang zijn voor de franchiseonderneming, zoals vestigingsbeleid, assortimentsontwikkeling, winkelinrichting en promotie.
2. De beleidsadviesraad geeft niet alleen advies, maar heeft een bepaalde mate van inspraak in de vorming van het beleid, waarbij de franchisegever het vetorecht heeft.
3. De beleidsraad is een beslissingsapparaat, waarbij de franchisegever het veto-recht behoudt, maar geen beleid kan uitvoeren dat in strijd is met de besluiten van de franchiseraad.
4. De beleidsbepalende raad heeft verregaande bevoegdheid en zijn bestuur bestaat doorgaans uit franchisenemers en franchisegever. Over het te voeren beleid moet consensus zijn bereikt.
Werkzaamheden van de franchiseraad
In franchiseovereenkomsten wordt herhaaldelijk verwezen naar de franchiseraad en/of zijn arbitragecommissie, waaraan een adviserende en/of beslissende rol is toebedeeld. Nadat de franchiseraad is ingesteld, zal hij een belangrijke rol spelen bij onder andere verdere uitbreiding van de keten, de aanstelling en selectie van franchisenemers, de uitvoering van franchiseovereenkomsten en het beëindigen daarvan.
Naar mijn mening is de franchiseraad in de eerste plaats een overlegorgaan waarin de besprekingen en jaarvergaderingen plaats vinden samen met de franchisegever. Ten aanzien van beleids(mede)bepalende beraadslagingen zullen vooraf de te bespreken onderwerpen onderzocht moeten worden, waarvoor de franchiseraad vaste of ad hoc commissies en/of derden-deskundigen kan aanstellen.
De volgende commissies kunnen bijvoorbeeld worden aangesteld:
- inkoop, produkt- en assortimentscommissie;
- reclame- en promotiecommissie;
- winkelinrichtings- en renovatiecommissie;
- opleidings- en franchisenemersbegeleidingscommissie;
- geschillencommissie.
Periodieke nieuwsbrief
De werkzaamheden van de franchiseraad of van het bestuur zullen zich uitstrekken over het gehele management van de franchiseorganisatie. Het bestuur is gehouden de resultaten van zijn werkzaamheden, waaronder tevens wordt verstaan de evaluatie van uitgevoerde besluiten, periodiek te rapporteren.
|